دانلود پایان نامه رشته مدیریت درباره بودجه ریزی عملیاتی

فعالیت توسط موسسات آموزش عالی، آن را مورد استفاده قرار دهند. در بریتانیا نیز تعدادی از دانشگاه ها برای اولین بار طی دهه 1990 از نظام هزینه یابی مذکور استفاده کرده اند که این امر، موجب مطلوب تر شدن مدیریت مالی منابع و تخصیص بهتر آن ها شده است.
اولین قدم در راه کاهش هزینه ها، اقدام به شناسایی فعالیت ها می باشد. بهای تمام شده فعالیت های لازم برای ارائه دروس گوناگون در یک کلاس و حتی بهای تمام شده ارائه یک درس در کلاس های مختلف، در مقایسه با یکدیگر تفاوت های عمده ای دارند. همچنین، رؤسا و مسئولین به دلیل نداشتن اطلاعات کافی از فعالیت ها و هزینه های مربوط، قادر به مدیریت مطلوب بهای تمام شده و تصمیم گیری های مرتبط با هزینه ها نمی باشند.
علاوه بر این، افزایش حجم و پیچیدگی عملیات، موجب افزایش بهای تمام شده دروس و دوره های تحصیلی می شود. کسب موفقیت در حوزه آموزش عالی، مستلزم ارزیابی موشکافانه فعالیتهای آموزشی و فعالیتهای پشتیبانی مربوط است. در این راستا، مؤسسات آموزش عالی باید به دنبال روش هایی باشند که ضمن جلوگیری از افت کیفیت خدمات ارائه شده، موجب افزایش اثربخشی و کارایی فعالیت ها می شود.(باغومیان،1387: 3)
عناصر هزینه یابی بر مبنای فعالیت
منابع(هزینه ها)
هزینه های دانشگاه ها را نیز می توان به دو گروه هزینه های آموزشی، یعنی هزینه هایی که به صورت مستقیم یا غیرمستقیم مربوط به آموزش می باشد و هزینه های غیرآموزشی که براساس مبنایی مشخص از جمله تعداد دانشجویان یا تعداد واحدهای درسی آنان تخصیص داده می شوند، طبقه بندی کرد. در یک تقسیم بندی دیگر هزینه ها به هزینه های مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می گردد.
هزینه‌های مستقیم هزینه‌هایی از قبیل مواد اولیه و پرسنل می‌باشد که می‌توان آن ها را به شکل دقیقی به هر یک از محصولات یا خدمات نسبت داد. این هزینه‌ها را می‌توان بوسیله تکنیک هزینه‌یابی فعالیت جمع و محاسبه کرد و ارزش افزوده‌ای برای فرآیند تصمیم‌گیری ایجاد کرد. هزینه‌های غیرمستقیم هزینه‌هایی هستند که نمی‌توان به طور دقیق به یک محصول یا خدمت نسبت داد. در سازمان‌های امروزی هزینه‌های غیرمستقیم بخش عمده هزینه‌ها را تشکیل می‌دهد. این نوع هزینه‌ها هدف اصلی تکنیک هزینه‌یابی فعالیت است
فعالیت ها
فعالیت‌ها با هدف تولید و ارائه «موضوع هزینه» انجام می‌شوند. موضوع هزینه ممکن است محصولات یا خدماتی باشد که به مشتریان ارائه می‌شود و یا ممکن است خدمات داخلی از قبیل «آموزش داخلی» باشد. برای تعیین هزینه یک فعالیت، منابعی را که فعالیت مزبور از آن ها استفاده می‌کند، باید شناسایی کرد. .(باغومیان،1387: 4)
اهداف هزینه ها
فعالیت ها با هدفی برای ایجاد بهره وری انجام می شوند. در ادبیات هزینه یابی فعالیت، به این هدف«هدف هزینه» گفته می شود. اهداف هزینه ممکن است محصولات یا خدماتی باشد که به مشتریان ارائه می شود و یا ممکن است خدمات داخلی از قبیل آموزش داخلی یا تعیین جا و مکان سازمان باشد.
عناصر هزینه ساز
عناصر هزینه ساز همان طور که از نام آن ها پیداست عناصری هستند که باعث ایجاد هزینه برای یک فعالیت و یا یک منبع می شوند. عناصر هزینه ساز بع دو دسته تقسیم می شوند:
الف) هزینه سازهای منبعی:
هزینه سازهای منبعی منابع را بر اساس میزان استفاده آن ها از هزینه ها، به فعالیت ها تخصیص می دهد.
ب) هزینه سازهای فعالیتی:
هزینه سازهای فعالیتی نحوه استفاده محصولات یا خدمات از فعالیت ها را نشان می دهد.(حسن آبادی،نجارصراف،1386: 106)
نگاره 2-1) عناصر هزینه یابی بر مبنای فعالیت

1-14-7-3) مراحل اجرایی استقرار نظام هزینه یابی برمبنای فعالیت
به طور خلاصه می توان مراحل اجرایی استقرار نظام هزینه یابی برمبنای فعالیت،را به شش مرحله زیر تقسیم نمود:
شناسایی موضوعات هزینه:
به بیانی ساده، موضوع هزینه عبارت است از آنچه که نظام هزینه یابی برمبنای فعالیت در پی اندازه گیری آن می باشد. برای مثال، بهای تمام شده دروس ارائه شده . از سوی دیگر، هر موضوع هزینه از حاصل جمع آحاد بهای تمام شده تشکیل می شود. برای مثال، اگر موضوع هزینه مربوط به بهای تمام شده یک درس باشد، واحد محاسبه بهای تمام شده، هزینه هر دانشجو خواهد بود.
شناسایی خروجی ها:
نتایج نهایی مطلوب، خروجی نامیده می شود. برای مثال در مؤسسات آموزش عالی می توان دروس ارائه شده و یا دوره های گوناگون تحصیلی ر ا به عنوان خروجی قلمداد کرد.
شناسایی فعالیت ها:
منظور از فعالیت ها، فعالیت هایی است که باید برای دستیابی به خروجی های مورد نظر انجام شود.
تخصیص منابع و ایجاد مخازن هزینه:
منابع باید براساس هزینه های مستقیم یا هزینه های غیرمستقیم به مخازن هزینه اختصاص یابد.
تخصیص هزینه فعالیت ها به خروجی ها:
پس از ایجاد مخازن هزینه و تعیین عوامل هزینه، هزینه های انباشته شده در مخازن مذکور برمبنای میزان استفاده آن ها از هر فعالیت، به موضوعات هزینه تخصیص داده می شود.
تحلیل و گزارشگری بهای تمام شده:
مرحله نهایی، شامل تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به بهای تمام شده حاصل از به کارگیری نظام هزینه یابی برمبنای فعالیت و نتیجه گیری های مربوطه می باشد که برای مثال، ممکن است موجب حفظ، تجدید نظر یا حذف یک درس خاص گردد. (باغومیان،1387: 5)
اگر بخواهیم مراحل هزینه یابی بر مبنای فعالیت را در یک نگاه بررسی نماییم، می توان آن را در قالب شکل ذیل نشان داد:(کردبچه، 1385: 26)

نگاره 2-2) مراحل هزینه یابی بر مبنای فعالیت

2-14-8) پایش و اشراف سیستم
تعاریف زیادی برای سیستم ارائه شده است که یکی از دلایل این تنوع، دیدگاه و نوع سیستم های مورد مطالعه توسط ارائه کننده تعریف است:
سیستم، مجموعه ای از اجزاء است که در یک رابطه منظم با یکدیگر فعالیت می کنند.
سیستم، مجموعه ای از اجزاء مرتبط است که در راستای دستیابی به مأموریت خاصی، نوع و نحوه ارتباط بین آن ها بوجود آمده باشد.
سیستم، مجموعه ای است از متغیرها که بوسیله یک ناظر انتخاب شده اند. این متغیرها ممکن است اجزاء یک ماشین پیچیده، یک ارگانیسم یا یک مؤسسه اجتماعی باشند.(طاهری، 1388: 2)
بررسی یک سیستم به منظور پیدا کردن معایب و مشکلات موجود، یا مطالعه یک روش برای ارائه راه حل بهتر، مستلزم آشنائی کامل با سیستم یا روش مورد نظر می باشد و این امر تنها از طریق جمع آوری اطلاعات و پی بردن به حقایق امکان پذیر خواهد بود. در مرحله جمع آوری اطلاعات، علت باید مورد توجه قرار گیرد، نه معلول. مناسب ترین روشی که می توان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یک کار یا معایب موجود در آن بدست آورد این است که از کارمندی که آن کار را انجام می دهد، سوال شود که آیا می تواند وظیفه خود را به روشی بهتر انجام دهد، یا این که به نظر او چه معایبی در آن کار وجود دارد.(اقدام نیا، 1386: 21)
پایش و اشراف بدین معناست که آن چه را بایستی سیستم بودجه ریزی عملیاتی انجام دهد، تحت نظارت قرار گیرد و ضمانت اجرای آن فراهم گردد. در این راستا می توان به نکات ذیل اشاره نمود:
جهت نظارت بر سیستم بودجه ریزی عملیاتی می بایست مقدمات نرم افزاری و سخت افزاری لازم فراهم گردد. از این دسته می توان به ایجاد دفاتر مورد نیاز جهت ارزیابی، استخدام کارشناسان لازم و … به عنوان نیازهای سخت افزاری و نصب نرم افزار های حسابداری، گزارش گیری، سنجش عملکرد و … به عنوان زیرساخت های نرم افزاری اشاره نمود.
در طول اجرای مدل، همواره می بایست مستندسازی، ثبت و ضبط گزارش های دوره ای از مراحل بودجه ریزی عملیاتی در دانشگاه صورت پذیرد. این بدان علت است که نحوه عملکرد بخش های دانشگاه می بایست در طول سال ها ثبت و ضبط گردد تا در مواقع تصمیم گیری بتوان از مستندات بایگانی شده بهر جست. مستندسازی، ثبت کلیه اجزاء و مراحل کار و نمودار ارتباط بین مراحل مختلف است، بنحوی که کاربران بتوانند به سهولت از نحوه کار آشنایی حاصل کنند.(اقدام نیا، 1386: 54)
این بخش از سیستم همچنین مسئولیت تهیه گزارشات مدیریتی لازم از روند بودجه را دارا می باشد. بدین منظور نهادی که عهده دار این بخش از سیستم است می بایست در مواقع لازم گزارشاتی همچون تفریغ بودجه، گزارش پیشرفت اهداف و برنامه ها، گزارشات انحراف از برنامه ها و … را به بخش های ذی ربط ارسال نماید.
سیستم بودجه ریزی اجرا شده ممکن است در طول سال های اولیه اجرا، دچار نقاط ضعف و عیوبی باشد که این بخش مسئولیت شناسایی و رفع آن ها را دارا می باشد.

نظام پاسخگویی و تشویق
سازمان ها با بهره گیری از رویکردهای مختلف، سعی در استفاده از اطلاعات عملکردی به منظور افزایش قدرت پاسخگویی بخش های خود در قبال کیفیت خدمات ارائه شده و همچنین دستیابی به اهداف مورد نظر خود داشته اند. یکی از رویکردهای مورد استفاده، انتشار استانداردهای عملکرد بخش ها و سپس ارزیابی عملکرد آن ها در قبال این استانداردها و ارائه گزارش عملکرد به مسئولین ذیربط می باشد. رویکرد دیگری که مورد استفاده می باشد عبارت است از تهیه و تنظیم تفاهم نامه های عملکردی میان مدیران رده بالا و مدیران رده پایین بخش ها و دستگاه های اجرایی. این تفاهم نامه ها تعیین کننده مسئولیت مدیران در قبال دستیابی به اهداف عملیاتی سالانه که منجر به تحقق اهداف استراتژیک سازمان و دستگاه های اجرایی می باشد، می شود و در نهایت در اصلاحات نظام مدیریت مبتنی بر نتایج موجب افزایش پاسخگویی دستگاه های اجرایی در قبال عملکرد می شوند. سومین رویکرد نیز گزارشات عملکرد است که در ادامه توضیح کامل آن ها اشاره می گردد.(حسن آبادی، نجارصراف، 1387: 237)
استانداردهای خدمات
به منظور ارزیابی بخش های دانشگاهی ابتدا لازم است استانداردهای ارزیابی مشخص گردد. همان طور که قبلاً نیز اشاره گردید این کار از طریق تعریف شاخص های عملکردی قابل انجام است. همان طور که ذکر گردیده بود، بخش های دانشگاه برای دریافت بودجه اقدام به تعریف اهداف و برنامه ها می نمایند و جهت ارزیابی برنامه ها نیز از شاخص هایی بهره گرفته می شود. پاسخگو نمودن بخش ها نیز می تواند بر اساس همان شاخص ها صورت پذیرد و آن ها می بایست در قبال عملکرد خود پاسخگو باشند.
در پاسخگویی مدیران باید شاخص های عملکردی را مبنا قرار داد و بر اساس شاخص های مطرح شده از آن ها پاسخ خواست. از این رو می توان گفت علاوه بر نتایج مورد انتظار برنامه ها، برخی موارد اجرایی نیز می بایستی ارزیابی گردد و مسئولین در قبال آن ها نیز پاسخگو باشند. از این دسته عوامل می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
دقت مدیران در پاسخگویی و ارائه گزارشات خواسته شده از آن ها
سرعت مدیران در ارائه گزارش های لازم خواسته شده
به موقع بودن گزارشات ارائه شده از سوی مدیران
سهولت و عدم مشکل در دستیابی به گزارشات تدوین شده توسط مدیران برای نهاد پیگیری کننده
کیفیت و صحت گزارشات ارائه شده از سوی مدیر
تفاهم نامه های عملکرد
در این گونه تفاهم نامه ها، جهت ارزیابی عملکرد تفاهم نامه ای بین مرجع ارزیابی و مسئول ارائه خدمات به امضاء می رسد. پرداخت دستمزدها و پاداش ها نیز در بعضی موارد به نتیجه ارزیابی منوط می گردد و در صورت اجرایی نشدن تفاهم نامه ها پرداختی صورت نمی پذیرد.
این تفاهم نامه ها دارای مزایایی می باشد که از این مزایا می توان به موارد ذیل اشاره نمود.
تفاهم نامه های عملکردی سبب تقویت پاسخگویی در قبال عملکرد می شود.
تفاهم نامه های عملکردی سبب ایجاد ارتباط میان عملکردهای فردی و اهداف سازمانی است.
پاسخگویی مدیران به حوزه های تحت کنترل آن ها محدود می شود.
ایجاد پیوند میان اهداف فردی و اهداف سازمانی
بهره گیری از شایستگی های افراد برای دستیابی به ارزیابی کامل تری از عملکرد(حسن آبادی، نجارصراف، 1387: 256)
در دانشگاه می توان تفاهم نامه عملکرد را در چارچوب ذیل طراحی و اجرا نمود:
از آن جا که مسئول نهایی پاسخگویی در قبال عملکرد، معانین دانشگاه می باشند، می توان تفاهم نامه عملکردی را در سطح معاونین و رئیس یا هیئت رئیسه دانشگاه به اجرا در آورد. البته در این سطح شاید نتوان بحث پاداش و دستمزد را به عنوان عاملی از نتیجه تفاهم نامه دانست، ولی با توجه به پاسخگویی بالای این سطح و پایبندی به اصول دانشگاه، می تواند آن را مطلوب ترین سطح دانست، چرا که به نظر می رسد با توجه به شأن و جایگاه معاونین دانشگاه بتوان تعهد کاری را جهت ضمانت اجرایی تفاهم نامه قرار داد.
گزارش های عملکردی
گزارش های عملکردی بخش های مختلف دانشگاهی یکی دیگر از رویکردهایی است که می تواند ابزار پاسخگویی و ارزیابی مسئولین قرار گیرد. از این رو بایستی برنامه ای زمان بندی شده برای ارائه گزارشات از سوی مسئولین تدوین نمود. به نظر می رسد گزارشات عملکردی فصلی می تواند مسئولین را ملزم به پاسخگویی نمود.
جهت ایجاد قالب واحد، استاندارد و یکسان جهت نگارش گزارشات عملکرد از اصول حائز اهمیت است، تعریف اصول یکسان کمک می کند تا نکاتی در گزارشات منعکس گردد که جهت ارزیابی از اهمیت برخوردار است و در نتیجه از ارائه مطالب اضافی جلوگیری به عمل خواهد آمد.
با بررسی گزارشات عملکردی بودجه، می توان علاوه بر ارزیابی میزان دسترسی به اهداف، میزان انحراف را نیز سنجید و با ارائه مشاورات لازم، از ادامه انحراف برنامه جلوگیری نمود.
کشورهای توسعه یافته در راستای نظام بودجه ریزی عملیاتی که به منظور افزایش پاسخگویی مدیران اجرایی در قبال دستیابی به نتایج مورد نظر طراحی شد، اصلاحاتی را در زمینه اعطای اختیارات و انعطاف های لازم در بکارگیری منابع و خلق عناصر انگیزشی اعمال کردند تا این دسته از مدیران قادر باشند برنامه های خود را با کارایی و اثربخشی بیشتری مدیریت کنند. به منظور افزایش اختیارات و ایجاد عناصر انگیزشی لازم در مدیران اجرایی اقدامات ذیل را می توان انجام داد:
ـ دادن اختیارات بودجه جاری
بودجه جاری عموماً شامل حقوق و دستمزد، هزینه های خرید و اجاره فضای اداری، قراردادهای خدماتی، هزینه های مصرفی و سایر هرینه های جاری و سرمایه ای جزئی است. بودجه جاری به طور دقیق مشخص می کند که سازمان مربوطه تا چه میزان می تواند در مواد هزینه ای همچون هزینه سفر، تجهیزات اداری، حقوق و دستمزد هزینه کند.
بنابر اظهار نظر برخی مسئولین بودجه ای، کنترل های دقیقی که بر روی بودجه جاری صورت می گیرد، هزینه بر بوده و به تصمیم گیری های نامناسب در زمینه تخصیص منابع می انجامد. لذا اصلاحاتی همچون انعطاف پذیری در هزینه ها در چارچوب محدودیت های کلی بودجه، صرفه جویی در هزینه ها و مصرف آن در موارد جاری(مانند بهبود فضای اداری)، پس اندازهایی

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *