دانلود پایان نامه رشته مدیریت درباره بودجه ریزی عملیاتی

افزایش آن معادل افزایش نرخ تورم است. سطح بودجه کاهش یافته درصدی است که بر اساس دستورالعمل ها باید به زیر سطح بودجه پایه کاهش یابد. سطح بودجه کاهش یافته شامل خدمات حیاتی یا ضروری می باشد و ممکن است شامل برنامه های جدید یا موجود هم باشد. بسته های تصمیمات، افزایش های جداگانه سطح بودجه کاهش یافته هستند که بر اساس اولویت برای حفظ برنامه های موجود، افزایش بار کاری یا افزودن برنامه های جدید رتبه بندی شده اند.
2-4-3-2) مزیت ها و معایب بودجه ریزی بر مبنای صفر
بودجه ریزی بر مبنای صفر تعدیل شده، در بسیاری از کشورها از جمله ایالات متحده آمریکا به شیوه رایج تبدیل شده است. این روش در اصل به شکل بسته های«افزایش» و «کاهش» در مرحله تدوین بودجه است که مدیران بودجه ای مجبورند درخواست های بودجه خود را نسبت به بودجه پایه بین 10 تا 20 % کاهش دهند. آنگاه به مدیران فرصت داده می شود تا فعالیت های جاری خود را در بسته های تصمیم گیری جدیدی سازماندهی کنند که ممکن است کل درخواست بودجه آنان را به 110 تا 115 % بودجه سال قبل نیز برساند.
این فرآیند اصلاح، فرصتی را برای مدیران فراهم می آورد تا تصمیمات جدیدی را تجربه کنند . این شیوه همچنین سازمان را متوجه این نکته می کند که نمی تواند بر مبنای تداوم وضع موجود به کار خود ادامه دهد. از طرف دیگر ، شیوه بودجه ریزی بر مبنای صفر، مدیران و کارمندانی را که ممکن است برنامه های خود را بخشی از یک بسته « کاهشی » ببینند نگران می کند. حتی اگر بودجه فعالیت آن ها هرگز کاهش نیابد ، کارمندان همواره احساس می کنند که کسی ارزش کار آن ها را نمی داند. وقتی این تضعیف روحیه با توجه به زمان زیادی که باید صرف آماده سازی دقیق بسته های تصمیمات شود تداوم یابد مشکل را تشدید می کند. بسیاری از صاحب نظران ، بودجه ریزی بر مبنای صفر را در بخش عمومی ، به ویژه در مواردی که فعالیت های بسیاری به لحاظ قانونی الزامی هستند، دارای کاربردی محدود می دانند.
به طور کلی می توان گفت در این نوع بودجه بندی، بجای این که مبنا، هزینه‌های سال گذشته باشد، هدف توجیح مجدد برنامه‌ها از مبنای صفر است. لذا برای هر فعالیت یا برنامه باید توجیحی وجود داشته باشد که آیا لازم است یا خیر؟(موسوی، 1387: 7)
2-4-4) بودجه ریزی عملیاتی
2-4-4-1) مفهوم و هدف
از بودجه ریزی عملیاتی تعاریف متعددی مطرح شده است، لیکن به طور کلی میتوان گفت که بودجهریزی عملیاتی عبارت است از برنامه عملکرد سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه(منتج از اهداف استراتژیک) با نتایج به دست آمده از اجرای آن برنامه را نشان میدهد (مرکر، 5:2002)
این بدان معنا است که با هر میزان اعتبار تخصیص یافته به هر برنامه می بایست مجموعه معینی از اهداف تأمین شود. یک بودجه عملیاتی مطلوب، باید به تفکیک برنامه ها یا دستگاه های اجرایی همراه با نتایج پیش بینی شده باشد. چنین بودجه ای باید به روشنی ارتباط بین اعتبارات هزینه شده توسط دولت و نتایج حاصله برای مردم را نشان داده و شرح دهد که این ارتباط چگونه به وجود آمده است .
در واقع، در بودجه عملیاتی تشریح دقیق این رابطه، کلید مدیریت صحیح برنامه هاست. با بروز مغایرت بین برنامه و آنچه در عمل تحقق می یابد، مدیران باید به بررسی منابع به کار گرفته شده در برنامه و نحوه ارتباط آن ها با نتایج حاصله بپردازند تا میزان اثربخشی و کارایی برنامه مشخص گردد.
یک بودجه عملیاتی، تمامی فعالیت های مستقیم و غیر مستقیم مورد نیاز در برنامه و نیز تخمین دقیقی از هزینه فعالیت ها را در بر می گیرد.
برای مثال، اگر شاخص فعالیت تحقیقات جنایی در یک ارگان دولتی، تعداد پرونده های به سرانجام یافته باشد، مراحل انجام کار و فعالیت های تشکیل دهنده آن، حلقه رابطی هستند که منابع را به نتایج مرتبط می سازند. با ثبت و اندازه گیری منابع به مصرف رسیده در هر فعالیت و هر مرحله، هزینه کل و هزینه سرانه هر واحد از اطلاعات حاصله را می توان محاسبه کرد و آن را به نتایج نهایی مرتبط ساخت. منبع مالی فعالیت ها خروجی نتیجه نهایی در چارچوب چنین بودجه ای هر مدیر دولتی، در هر سطحی، باید اطلاعات دقیق و به هنگامی در خصوص هزینه و عملکردهای سازمان ذیربط خود داشته باشد تا بتواند منابع تحت کنترل خود را به کارآمدترین شیوه اداره کند. این امر، به یک میزان شامل پشتیبان های اداری برنامه ها نیز می شود. در موارد معینی مدیران به این اطلاعات نیاز دارند تا بتوانند هزینه هر واحد«خروجی» یا «نتایج» را محاسبه کنند.
بودجه عملیاتی، فرآیندی از بالا به پایین و از پایین به بالا به طور هم زمان است. مدیران برنامه ها و سیاست گذاران، اهداف و مقاصد و میزان منابع تخصیص یافته به برنامه ها و نیز شاخص های سنجش نتیجه را مشخص می کنند و در قالب یک برنامه عملکرد سالانه قرار می دهند. فعالیت های برنامه در سطوح پایین تر می بایست به برنامه عملکرد کلی سازمان مرتبط شود، و از این رو، سازمان ها باید اهداف، مقاصد، و معیارهای سنجش عملکرد را با همکاری سازمان های تابعه خود تدوین کنند.
باید گفت، بودجه عملیاتی، به شکل کلی در پی این است که روشن کند بودجه و منابع مالی به مصرف رسیده چگونه نتایج مطلوب را به بار خواهد آورد، و از این طریق می تواند با نشان دادن اثرات بالقوه افزایش یا کاهش بودجه به تصمیم گیری درباره تخصیص منابع کمک موثری کند. البته تهیه یک بودجه عملیاتی لزوماً نیازمند نشان دادن یک رابطه عل
ت و معلول مستقیم و دقیق نیست و همواره نیز با استفاده از ابزارهای علمی دقیق نمی توان وجود چنین رابطه ای را اثبات کرد تا بر اساس آن بشود نتایج را دقیقاً پیش بینی نمود.
2-4-4-2) مزیت ها و معایب بودجه ریزی عملیاتی
بودجه عملیاتی یک فرآیند مستمراست که تمامی مدیران در همه سطوح در آن دست اندر کارند. این نوع مشارکت مستلزم وجود حلقه های بازخور در درون سازمان هاست تا مدیران ارشد همواره از اطلاعات بیشتر و بهتری برای اخذ تصمیمات صحیح تر و اداره بهتر سازمان متبوع خود برخوردار باشند . بودجه نویسی یا بودجه ریزی عملیاتی نهایتا به تخصیص موثرتر منابع در درون سازمان ها منجر می شود و مدیران را قادر می سازد به نحو موثرتری از منابع تخصیص یافته به سازمان متبوع خود برای رسیدن به اهداف و نتایجی که برنامه ریزان و سیاست گذاران مدنظر داشته اند، بهره برداری کنند.
بودجهریزی عملیاتی به مدیران انعطافپذیری قابل توجهی در نظارت بر منابعشان میبخشد در حالیکه آن ها را در مقابل نتایج برنامههایشان پاسخگو نگه میدارد. به علاوه اطلاعات عینی در مورد دستیابی به اهداف قانونی و کارایی و اثربخشی برنامهها تصمیمگیری شاخه اجرایی و کنگره را بهبود می بخشد.(لو، 1998: 160)
به همان میزان بودجه ریزی عملیاتی یک ابزار تشخیص ارزشمند برای دستیابی به درکی عمیق و زیربنایی از رابطه میان منابع به کار گرفته شده و عملکردها است. با استفاده از این ابزار مدیران برنامه ها فرصت پیدا می کنند تا رابطه بغرنج و پیچیده میان منابع و نتایج مطلوب را مورد بررسی قرار دهند که قطعاً می تواند کیفیت مدیریت برنامه ها را به طرز چشمگیری بهبود ببخشد.
بودجه عملیاتی چنانچه به خوبی تهیه شده باشد با شفافیت بیشتری عملکرد اجرایی برنامه ها را نشان می دهد و نسبت به بودجه های سنتی از این حیث گویاتر است. بودجه عملیاتی با استفاده از شاخص های فعالیت (که بخوبی تعریف شده و هزینه یابی آن ها با دقت انجام شده است) مبنای ستانده های مورد انتظار و اهداف عملیاتی برنامه ها را مشخص کرده و بدین ترتیب ابزار بسیار مؤثری است که نشان می دهد میزان مخارج در هر زمینه ای چه تاثیری بر کیفیت و کمیت نتایج حاصله دارد.
در عین حال، بودجه عملیاتی مبنای مناسبی برای یک سیستم جامع سنجش و ارزیابی عملکرد در چارچوب برنامه استراتژیک سازمان نیز هست و می تواند نشان دهد که اعتبارات هزینه شده چه تأثیری بر عملکرد برنامه داشته اند و این عملکرد چه تأثیری بر نتایج مطلوب نهایی خواهد داشت. یک بودجه عملکردی که با مهارت تهیه شده باشد، برای مدیران ارشد سازمان در حکم نقطه شروع مطمئنی برای نظارت بر عملکرد سازمان تحت امرشان است.
بودجه عملیاتی امکان ایجاد اهداف دو بخشی را به دست می دهد که با استفاده از آن می توان ابعاد هزینه ای و نتایج برنامه ها را اندازه گیری کرد. یک قسمت از هدف می تواند مرتبط با یک نتیجه مطلوب (مثلاً80 درصد موفقیت در یافتن شغل برای افرادی که دوره ای آموزش فنی و حرفه ای طی می کنند) باشد. قسمت دوم هدف می تواند اجراء برنامه با یک نرخ هزینه واحد معین باشد(حداکثر هزینه به ازاء هر فردی که آموزش ها را طی می کند بیش از 3000 دلار نباشد) سپس این دو قسمت با یکدیگر ترکیب می شوند تا هدف و میزان تحقق آن مشخص شود. همچنین گاه افزایش ضریب موفقیت یک برنامه ممکن است مستلزم سرمایه گذاری نسبتاً زیادی باشد که مقرون به صرفه و اقتصادی نیست. این امر بدان معنا خواهد بود که فعلاً روش مقرون به صرفه و قابل حصولی برای بهبود شرایط وجود ندارد. ( پناهی،1386: 50)
از طرف دیگر، با استفاده از اطلاعات مربوط به هزینه واحد که در بودجه عملیاتی محاسبه می شود، می توان بهبود عملیاتی را بر حسب کاهش هزینه واحد ارائه خدمات نیز بیان کرد. تجربه نشان می دهد، این نحوه استفاده از بودجه عملیاتی در دستگاه های اجرایی، می تواند انگیزه مدیران برنامه ها را برای یافتن روش های مبتکرانه به منظور تحقق اهداف با هزینه کمتر، تقویت کند. این امر به ویژه در مواردی که پاداش مدیران بر مبنای عملکرد آنان تعیین می شود، بسیار موثر است.
یک بودجه عملیاتی، همچنین اطلاعات مقایسه ای مفیدی را تولید می کند که با استفاده از آن می توان عملکرد واحدهای دستگاه های مختلف یا مناطق گوناگون را با یکدیگر مقایسه کرد و با شناسایی واحد هایی که هزینه واحد فعالیت های آن ها پایین تر است، تجارب موفق آن ها را در اختیار سایر واحد ها قرار داد، و بدین وسیله کارایی کل سیستم دولتی را افزایش داد. مدیران برنامه ها نیز می توانند از این اطلاعات برای درک بهتر عملکرد و عملیات برنامه ها استفاده کنند.
از طرف دیگر، بودجه ریزی عملیاتی تصمیم گیری درباره تأمین خدمات از طریق پیمانکاران بخش خصوصی را تسهیل نموده و به مدیران امکان می دهد تا در این زمینه با آگاهی و اطلاع بیشتری تصمیم بگیرند. مدیران سازمان های دولتی باید از هزینه کل یک فعالیت (شامل تمام هزینه های مستقیم و سربار) و نیز میزان نتایج حاصله در وضعیت موجود، آگاهی داشته باشند تا بتوانند در مورد قیمت خرید خدمات با پیمانکاران به توافق رسیده و تصمیم صحیحی در مورد تأمین برخی از خدمات بیرون از سازمان خود بگیرند. بدین ترتیب، می توانند درباره تأمین برخی از خدمات از پیمانکاران، که موجب کاهش هزینه کل ارائه خدم
ات به شهروندان می شود تصمیم بگیرند، و از این طریق عملکرد برنامه را بهبود ببخشند.
استقرار یک سیستم بودجه ریزی عملیاتی موثر که ارتباط میان بودجه و عملکرد را برقرار نموده و راهنمای مفیدی برای عملیات روزمره سازمان ها در جهت رسیدن به اهدافشان باشد، نیازمند صرف زمان و برخورداری از بینش و قدرت رهبری است و چالش های متعددی در این مسیر وجود ندارد( پناهی،1386: 51).
تعریف فعالیت های تشکیل دهنده برنامه، یکی از نخستین چالش های مهم برای هر سازمانی است. برای تعریف فعالیت ها باید تصمیماتی اتخاذ شود(مثلاً این که فعالیت ها در در سطوح کلی تعریف شوند یا جزء به جزء). این امر بدان بستگی دارد که برای مدیریت پاسخ گویی در قبال نتایج، در چه سطحی از جزئیات مورد نیاز باشد. زیرا با استقرار نظام بودجه ریزی عملیاتی که فعالیت ها را به اهداف مرتبط می سازد، مدیران ممکن است نیاز به ترکیب، تقسیم یا تعریف دوباره فعالیت ها پیدا کنند.
شناسایی هزینه فعالیت ها نیز فرآیندی پیچیده و مستلزم صرف زمان و انرژی قابل ملاحظه ای است. دستگاه های اجرایی باید قبلاً مقدمات این کار را با ایجاد سیستم حسابداری مناسب به وجود آورده باشند.
یک چالش عمده دیگر در این مسیر تعریف شاخص های عملکردی است که از طریق ارتقاء سیستم های اطلاعاتی مالی و مدیریتی، ممکن است. تعیین اهداف برای خروجی های برنامه، هزینه واحد و نتایج به دست آمده از برنامه در بودجه عملیاتی فقط بخشی از راه حل است. مهم تر از آن، فراهم کردن اطلاعات معتبر و به موقع در خصوص عملکرد برنامه در طول سال است.( پناهی،1386: 52)
به طور خلاصه می توان مزیت های ذیل را برای این شیوه بودجه ریزی برشمرد:
افزایش پاسخگویی عمومی: اگر چه بسیاری از دولت ها دسترسی به اطلاعات عملکرد خود را امکان پذیر می سازند، اما در ورای بحث های سیاسی، اطلاعات عملکرد منتج از بودجه ریزی عملیاتی می تواند به شیوه های مختلف، نظیر اسناد بودجه ای، برنامه های استراتژیک و گزارش های عملکرد به اطلاع عموم برسد.
مدیریت برای عملکرد بهتر: اطلاعات عملکرد، بیشتر مورد استفاده مدیرانی است که مایلند کارایی عملیاتی برنامه ها و فرآیندهای کاری خود را افزایش دهند. تشویق مدیران به استفاده از بودجه ریزی عملیاتی، مستقیم ترین پیوند میان اطلاعات عملکرد و افزایش کارایی وکیفیت خدمات است. این رویکرد با استفاده های منفی از اطلاعات عملکرد، از جمله استفاده برای تنبیه و مجازات یا پاداش فردی که خطر تشویق قانون گریزی یا سوء استفاده از سیستم به جای بهبود عملکرد را در پی دارد، تفاوت دارد.
شاخص های کارایی، حجم کار، کیفیت خدمات و رضایت مشتری شاخص هایی هستند که برای بهبود عملکرد برای مدیران ارزش زیادی دارند. این شاخص ها را می توان برای تعیین اهداف عملکرد و طراحی راهبردهایی برای نیل به این اهداف، ردگیری عملکرد در طول زمان، مقایسه عملکرد با عملکرد سازمان های دیگر، و انعقاد قراردادهای مبتنی بر عملکرد بین کارکنان دولت و بخش خصوصی به کار برد.
بهبود نحوه تخصیص منابع: در بودجه ریزی عملیاتی، تخصیص منابع با شاخص های عملکرد مرتبط می شود. مرتبط ساختن برنامه ریزی استراتژیک به تخصیص منابع یکی از الزامات اصلی تخصیص منابع بر مبنای هدف است. سازمان ها باید شاخص های عملکرد و اهداف استراتژیک را در بودجه های پیشنهادی خود ارائه دهند. این شیوه به تصمیم گیران در زمینه تخصیص منابع در بین سازمان ها کمک می کند و مستلزم آن است که تحلیلگران بودجه، ضرورت بودجه درخواستی هر سازمان، رابطه آن با اولویت های برنامه استراتژیک سازمان، اهمیت آن برای اهداف سیاست های دولت، و خطرات یا میزان عدم قطعیت برآورد هزینه ها را بررسی کنند. این رویکرد تضمین می کند که همه پیشنهادهای بودجه ای با

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *