استراتژی آگاهانه برای کسب دانش مناسب، از افراد مناسب در زمان مناسب و کمک به افراد در تسهیم و به کارگیری اطلاعات در مسیر بهبود عملکرد سازمانی تعریف کرد. (APQC/EFQM /KMN, 2007) این فرآیند امکان دستیابی به تجربیات، دانش و تخصصی را فراهم می‌کند که منجر به ایجاد توانایی‌های جدید، بهبود عملکرد، تشویق به نوآوری و ارزش آفرینی برای مشتریان گردد (Beckman, 2009).
2 – 13 اهدف مدیریت دانش
ایجاد یک سازمان یادگیری و شراکت با ایجاد جریانی بین مخازن اطلاعات ایجاد شده توسط افراد قسمتهای مختلف شرکت (مالی، عملکرد، هوش رقابتی و غیره) و مرتبط کردن آنها به یکدگر است. بیشتر افراد و سازمانها مدیریت دانش را بدلایل زیر بکار می‌گیرند:
افزایش همکاری
بهبود بهره‌وری
تشویق و قادر ساختن نوآوری
غلبه بر اطلاعات زیادی و تحویل فقط آنچه مورد نیاز است
تسهیل جریان دانش مناسب از تامین کنندگان به دریافت کنندگان بدون محدودیت زمان و فضا
تسهیل اشتراک دانش میان کارمندان و بازداشتن آنان از اختراع دوباره چرخ به کرات
تصرف و ثبت دانش کارکنان قبل از اینکه آنان شرکت را ترک نمایند، اطمینان یافتن از اینکه دانش با ارزش به هنگام ترک کارمند از دست نمی‌رود.
افزایش آگاهی سازمانی از خلاهای دانش سازمان
کمک به شرکتها که سبقت جو باقی بمانند با افزایش آگاهی آنان از استراتژیها، محصولات و بهترین کارکردهای رقیبانشان.
بهبود خدمات مشتری
مدیریت دانش دو قسمت دارد : اول مدیریث داده و اطلاعات و دوم مدیریت افرادی که واجد نظر، دانش و توانائی‌های خاص هستند. این دو قسمت- محتوا و افراد – برای تسهیل مدیریت دانش با کمک فرایندها و تکنولوژی خاصی بهم متصل شده‌اند. محک‌زنی، تصرف بهترین عمل‌ها، ایجاد سازمانهای یادگیرنده، توسعه جوامع یادگیری، دیتا ماینینگ، ایجاد فرهنگ تغییر، بهبود جریان کاری و گردآوری نظام‌مند هوشمندی رقابتی و تجاری فقط چند نمونه از ابرازها، تمرینها، مداخلات و رهیافتهای زیربنا محور هستند که برای مدیریت دانش و اطلاعات بکار گرفته شده‌اند .
دو جزء عبارت مدیریت دانش یعنی مدیریت و دانش با کمک دو عنصر تواناساز تکنولوژی و فرهنگ سازمانی برای تحت کنترل در آوردن حافظه جمعی سازمانها با هم مختلط شده‌اند. برای فهم مدیریت دانش مسأله حیاتی اینست که مسائل زیر را بدانیم:
زنجیره اطلاعات و تمایز بین داده، اطلاعات، دانش ومعرفت
نقش چهار عنصر اساسی مدیریت دانش: دانش، مدیریت، تکنولوژی و فرهنگ سازمانی
تفاوت میان مدیریت داده، مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش و فرایند مدیریت دانش (میرغفوری، 1388).
2 – 14 مدیریت دانش جدید
در تاریخ مدیریت دانش نظم و انضباط وجود دارد. مرحله اول بر روی به طور عمده عرضه سمت KM، که بر یکپارچه سازی دانش است. دوم به طور همزمان سمت عرضه و سمت تقاضا KM، که بر تولید دانش است.NKM بخشی از نسل دوم است و چارچوب اساسی آن است که چرخه زندگی دانش است. برای درک آن، نیاز به سه نقطه در ذهن نگه داشته شود. نکته اول این است که تمایز بین پردازش دانش و مدیریت دانش وجود دارد. برای نویسندگان، این تمایز است که به طور معمول در ادبیات مدیریت دانش، که تولید سردرگمی نادیده گرفته شده است. همه سازمانها انجام پردازش دانش را به خود اختصاص داده است. این است که در چرخه عمر دانش، به نمایندگی در مشارکت مستقیم خود را در فرآیندهای کسب و کار (سطح صفر). پردازش دانش، فعالیت مستمر و مداوم که در آن عوامل مدیریت (دستکاری کردن، کنترل، سازماندهی، تسهیل) عوامل دیگر، قطعات، مصنوعات و تولید دانش و فعالیت‌های ادغام، با هدف ایجاد، نگهداری و به اشتراک گذاشتن دانش آلی و متحد است. اما KM نظم و انضباط است که به دنبال بهبود این فرآیندها دانش است، آن را مدیریت فرآیندهای دانش است. چرخه زندگی ظهور دانش برای ایجاد دانش را قادر می‌سازد که تولید دانش و فرایندهای یکپارچه سازی در سطح صفر. این یک مرحله است. سطوح عالی می‌تواند ظهور و عنوان متا سطوح مشخص شده است، همیشه پرداختن به دانش در مورد چگونگی تولید و یکپارچه‌سازی دانش یک سطح پایین تر (در نهایت برای رسیدن به سطح خود را)، نکته دوم مربوط به ایجاد تفاوت اساسی میان مدیریت دانش و مدیریت اطلاعات، به دست آمده از تعاریف خود را از اطلاعات و دانش است. مدیریت دانش از مدیریت اطلاعات است. فوری‌ترین جنبه این است که مدیریت دانش با تمرکز بر آزمایش و ارزیابی اطلاعات (دانش). از ویژگی‌های معمولی از مدیریت دانش است مدیریت از یک مرحله است که در فرآیندهای اطلاعاتی وجود ندارد، یعنی، فرآیندهای اعتبار و رد ادعای دانش (این است که تفاوت بین فرایندهای اطلاعاتی و دانش) است. نکته سوم این دیدگاه از سیستمهای پردازش دانش طبیعی (که بر اساس آن مدیریت دانش عمل می‌کند) به عنوان سیستمهای پیچیده تطبیقی، تعریف شده به عنوان “هدف سیستمهای باز تلاش خود را به محیط زیست خود” مناسب است. نظریه سیستمهای پیچیده تطبیقی، در نظریه مدیریت دانش در تمرکز است. یکی از خواص آن، غیرخطی، جلوگیری یا محدود استفاده از مدل‌های قطعی است. اصل کلی این است که مداخله در فرایندهای دانش باید در معرض خطر مخرب بودن هماهنگ، از آن است بستری جهت طبیعی اورژانس در سیستم، غیر ممکن یا دشوار برای تعیین (راه جستجو برای
نقاط بحرانی که ایجاد تغییرات ساختاری خواهد بود). (Luiz Fernando de Barros Campos, 2008).
2 – 15 زنجیره اطلاعات
زنجیره اطلاعات در چهار مرحله به پیش می‌رود، داده، اطلاعات، دانش و معرفت، که به لحاظ زمینه و درک روابط و الگوهای لازم، با یکدیگر در ارتباطند.
2 – 16 داده
واژه Data به معنی داده از فعل لاتین Do یا Dave است به معنی دادن و مناسب‌ترین واژه‌ای است که به واقعیت شکل نیافته و بدون ساختار فراوان تولید شده توسط رایانه، می‌توان اطلاق کرد (رضائیان،1374). داده به طور معمول به مفاهیم بدون ساختار و یا بدون شکل اطلاق می‌شود داده درباره آنچه اتفاق افتاده وجود دارد، مفاهیمی را می‌رساند یعنی داده، همان واقعیت است ( قاضی‌زاده فرد،1387). داده نشانه‌هایی هستند که بعضی اشیاء ارتباط و یا موقعیت‌ها را تشریح می‌کنند و مجموعه‌ای از حقایق بنیادی درباره یک شخص، یک چیز و یا یک عمل است (بهشتیان، 1373). به عبارت دیگر داده، ماده خام تولید اطلاعات است.
2 – 17 اطلاعات
اطلاعات یعنی داده‌های پرورده شده یا اطلاعات خامی که شکل و ساختار دارند، یا به عبارت دیگر سازمان یافته هستند. واژه Information از فعل لاتین Informo به معنی شکل دادن به چیزی است. واژه Information از نظر علم بیان، ساخت بخشیدن به توده یا ماده نامنظم را تداعی می‌کند. ساخت بخشیدنی که به ماده بدون حیات و نامربوط، معنی و حیات بدهد (رضائیان، 1374). اطلاعات به طور معمول ساخت یافته و شکل یافته است. داده خود به تنهایی معنا و مفهومی ندارد ولی وقتی تبدیل به اطلاعات شد، معنا و ارزش می‌یابد. اطلاعات را به این ترتیب می‌توان این گونه تعریف کرد که: انتخاب مقدار مناسبی از اطلاعات خام که برای کاهش حمل و ناآگاهی یا برای کم کردن جنبه‌ها و قسمتهای تاریک و معلوم در فرایند تصمیم گیری مورد استفاده قرار می‌گیرد (قاضی‌زاده فرد، 1387) . مطابق تعریف واژه‌نامه (ALA) اطلاعات عبارت است از تمام ایده‌ها، واقعیت‌ها و کارهای خلاقانه ذهن که به صورت رسمی و غیررسمی و به هر حالتی ثبت، منتشر و یا توزیع گردیده است که ممکن است بصورت مستند یا غیرمستند باشد و بر اساس استاندارد مارک، اطلاعات مستند به یکی از شکل‌های زیر است (فتحیان و مهدوی نور، 1385).
کتاب‌ها: موارد متنی که بصورت تک نگاشت می‌باشد.
پیایندها: موارد متنی که بصورت منظم تکرار می‌شوند مانند نشریات اداری.
نقشه‌ها: موارد جغرافیایی شبیه نقشه‌های مسطح یا کره‌ها.
فایل‌های رایانه‌ای: که در رایانه‌ها و نرم افزارهای مختلف استفاده می‌شوند.
موارد شنیداری و دیداری: شامل موارد اطلاعات صوتی، نوارهای کاست و ویدئو، تصاویر و غیره.
اما اطلاعات زمانی باارزش می‌شوند که برای یک موضوع خاص، یک فرد خاص، یک هدف خاص و در زمان خاص گردآوری و آماده شود (قاضی زاده فرد، 1387).
2 – 18 نقش فن آوری اطلاعات
نیاز به توسعه کسب و کار مورد نیاز خود را برای مدیریت دانش قبل از تعامل با آن برای کمک است. یکی دیگر از جنبه‌ای از جمع‌آوری نیازهای کسب و کار در حال توسعه با همکاری سازمان فناوری اطلاعات است. برای انجام این کار شامل تعریف نقش فناوری اطلاعات در حال توسعه یک سیستم مدیریت دانش است. مدیریت ذخیره سازی و دسترسی به اسناد. معمولا نگهداری پایگاه داده‌ها، سخت‌افزار و نرم‌افزار نقطه دسترسی، بقای اطلاعات است. با این حال، هر پروژه مدیریت دانش می‌تواند در فرآیندهای آموزش مدیریت دانش به دست آوردن درک بهتر. به محض این که انجام شده، خواهد بود آن را یک بازیکن بزرگ در تلاش‌های شرکت‌های مدیریت دانش در حال انجام است (Loye (Lynn) Ray, 2008).
2 – 19 دانش
دانش مرحله سوم از چهار مرحله زنجیره داده به دانایی است. وقتی که اطلاعات تحلیل، پردازش و وارد متن می‌شود تبدیل به دانش می‌شود. دانش استنتاج کردن و شناخت الگوهای نامعمول، روندهای پنهان و استثنائات داده و اطلاع است. دانش ایجاد یک مدل ذهنی از الگو یا روند است که می‌تواند با درجه‌ای از قابلیت اعتماد و پیش بینی در یک زمینه خاص بکار گرفته شود .دانش فرایندی فرار و پیچیده است که برای قضاوتهای ارزشمند براساس تجربیات و درک الگوها نیاز به انسان دارد. بر اساس این تجربیات و درک پیشین، یک فرد ممکن است قوانین معین و فرمول بندی شده‌ای داشته باشد که بتواند با درجه‌ای از قابلیت پیش بینی برای موقعیت‌های مشابه بکار گرفته شود (اسدزاده، جلالیان: 1388).
دانش یک مفهوم پیچیده‌ای است که بسیاری از فیلسوفان، محققان از رشته‌های دیگر، و پزشکان را به خود جذب کرده است. نوع شناسی‌های مختلف توسعه یافته شده است و اجماع تنها به نظر می‌رسد مفهوم است که دانش بیش از فقط صرف داده‌ها و اطلاعات است. داده‌ها می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای ایجاد اطلاعات و دانش در نظر گرفته شده است.”داده‌ها مجموعه‌ای از حقایق عینی و گسسته، در مورد رویدادها است. آنها توسط شخصیت‌های نمایش داده شده را می‌توان تولید، تدوین شده، و بدون اشاره به زمینه یا شخص توزیع شده است. در مقابل به داده‌ها، اطلاعات با اشاره به زمینه است. اطلاعات را می‌توان به عنوان پیام و یا خبر ایجاد شده توسط تفسیر داده‌ها در نظر گرفته شده است. این اطلاعات می‌تواند توسط گیرنده قابل درک و معنی است. دانش پدیدار از پردازش اطلاعات شناخته شده و زمینه یک فرد. این استدلال نشان می‌دهد که دانش تنها می‌تواند در زمینه فردی و اعتقادات خود و تجربه او وجود داشته باشد. دانش” مخلوط مایع از قاب تجربه، ارزشها، اطلاعات متنی و بینش متخصص فراه
م می‌کند که یک چارچوب برای ارزیابی و ترکیب تجارب جدید و اطلاعات” است. بنابراین، دانش همچنین می‌تواند به عنوان توانایی افراد که برای ارزیابی اطلاعات و به طور موثر عمل می‌کنند تعریف شود. دانش می‌تواند ارزش افزوده آن را در اقدامات و تصمیمات بروز پیدا کند. (E. Greiner et al 2007)
2 – 20 مدیریت داده، مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش:
پیتر دراکر برای اولین بار به تشخیص مدیریت به عنوان نظم و انضباط تالیف مستقل مفهوم شرکت (1946) و عملکرد مدیریت بود. مدیریت به طور کلی به معنی عمل سازماندهی و کنترل کسب و کار در سازمانهای مشابه است. شامل دو بخش است: مسئولیت و کنترل. تلاش هدفمند برای اولین بار در تفکر منطقی در مورد مدیریت با تیلور، فایول و وبر آغاز شد. همیشه از آن زمان به بعد، محققان، متخصصان و پزشکان در زمینه‌های مختلف از دیدگاه‌های مختلف انجام شده در دو حوزه و معرفی مفاهیمی از علم، فن آوری، روانشناسی، روانشناسی اجتماعی، جامعه شناسی، زیست شناسی، سیبرنتیک، یا تئوری پیچیدگی برای رسیدگی به مسائل است.
مدیریت کلاسیک در استفاده ازروش های علمی متمرکز برای تعریف بهترین راه برای کاری که باید انجام شود، جریان فرماندهی و اطلاعات و اسناد، سلسله مراتب، تقسیم کار، و قواعد عمل. پژوهشگران در هر دو عوامل تولید فردی، سخت و نرم افزار (از قبیل سرمایه، مواد، منابع انسانی)، ساختار سازمانی و استراتژی، تصمیم گیری، سازمانی تخصصی صلاحیت، سازمانی و رقابت. آنها همچنین وظایف مدیران به آنچه باید بکنند و چگونگی انجام آنرا شناسایی، و همچنین در نظر گرفتن سازمان به عنوان یک کل به کیفی و کمی و اثربخشی، بهره‌وری آن پرداخته‌اند. این مطالعات و مباحثات نه تنها مدیریت مشروع بلکه به عنوان یک رشته بر اساس مکاتب مختلف با مفهوم متفاوت، اصول، تکنیک‌ها، و عمل را در آغوش چشم انداز گسترده‌تر انسانی به معنای علمی بلکه ایجاد یک شغل جدید که از مدیر حرفه‌ای با دانش حرفه‌ای در مورد مدیریت سازمانی، که در اثربخشی عملیاتی و بهره‌وری در یک سازمان، با تمرکز بر تحقق ماموریت و اهداف سازمانی است Gao et al, 2008) ).
2 – 20 – 1 مدیریت داده:
سیستمهای پردازش عملیات، اولین نمونه از سیستمهای خودکار مدیریت داده‌اند. سازمانها در اواسط دهه 1950 شروع به استفاده از این سیستمها کردند تا فرایندهای دستی و تکراری را مکانیزه نموده و داده‌های مربوط به عملیات روزانه از قبیل لیست پرداخت‌ها، کنترل دارائی‌ها، سفارشات، صورتحساب‌ها و غیره را جمع آوری کنند. این سیستمها کاربردهای ساده‌ای بودند که اطلاعات محدودی را عمدتاً به صورت لیست‌ها یا خلاصه عملیات فراهم می‌کردند.
2-20-2 مدیریت اطلاعات:
در دهه 1970 و 1980 ابداع تکنولوژی مدیریت داده‌ها انگیزه اصلی مدیریت اطلاعات شد. نظامهای مدیریت بانکهای اطلاعاتی رابطه‌ای (دی. بی. ام. اس. اس) کاربرد تی. پی. اس. اس‌ها را افزایش داده و به کاربران اجازه داد که داده‌ها و اطلاعات را مجدداً نظم داده و بهروش های جدید و خلاقانه ارائه دهند. با این انعطاف پذیری، کاربران قادر بودند به ارتباط بین عناصر مختلف داده‌ها پی ببرند. برای مثال، کاربران می‌توانستند ارتباطات بین فروش محصولات خاص را در اوقات مختلف سال دریابند (قاضی‌زاده‌فرد،1387).
بطور خلاصه، مدیریت داده‌ها، مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش در عین مرتبط بودن با یکدیگر، حوزه‌هایی متمایز از یکدیگرند. سیستمهای مدیریت داده‌ها، امور تکراری و روزانه سازمانها را خودکار نموده و انواع محدودی از اطلاعات را بدست می‌دهند. سیستمهای مدیریت اطلاعات به کاربران امکان می‌دهند که داده‌ها را تا سطح معینی کنترل و دوباره چینی کرده و بدینوسیله به آنان کمک می‌کنند که ارتباط بین عناصر داده‌ها را کشف نمایند . گرچه مدیریت اطلاعات و داده‌ها عناصر مهم