دانلود پایان نامه رشته مدیریت درباره بودجه ریزی عملیاتی

0 Comments

استفاده از اطلاعات عملکرد در تصمیمات تخصیصی مقاومت می کنند چون یک چنین اطلاعاتی، آسیب پذیری آن ها در برابر مردم را افزایش می دهد بـه خصوص در رابطه با برنامه های بلند مدت که ممکن است در کوتاه مدت به خـوبی اجرا نشود. اطلاعات عملکرد برای مقامات سیاسی در تصمیم گیری های بودجه ای به عنوان یک تهدید مطرح می باشد زیرا این سوال مطرح می شود که مقامات سیاسی در استفاده از اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد چه اختیاری دارنـد؟ از طرفی در تصمیم گیری هـای سیاسی اغلب اهداف کوتاه مدت به جای اهداف بلند مدت مورد توجه قرار می گیرد.
2-14-3-2)پذیرش مدیریتی: بررسی ها نشان می دهد که پذیرش بودجه ریـزی عملیاتی از جانب مدیران به خصوص در ارتباط با استفاده از اطلاعات عملکـرد در تـصمیم گیـری مـدیریتی و ایجاد طرح های انگیزشی، اساسی است. یک چالش اساسی در بودجه ریزی عملیاتی متقاعد کردن مدیران برنامه در مورد ارزش طرح های استراتژیک و سنجش عملکرد می باشد. به طورکلی استفاده کم از اطلاعات عملکرد تا اندازه ای توجیه کننده این حقیقت است که برخی سازمان ها فکر می کنند که این طرح، اجرایی نخواهد شد.
2-14-3-3)پذیرش انگیزشی: فرآیند بودجه ریزی سرشار از مشوق ها می باشد، سیاستمداران و مدیران مشابه یکدیگر، انگیزه هایی برای استفاده از انواع خاصی از اطلاعات و رفتارهای معین دارند. اگر این انگیز ه ها ناسازگار با بودجه ریزی عملیاتی باشند اجرای آن با مشکل روبرو خواهد شد. صاحب نظران در زمینه بودجه ریزی عملیاتی اغلب معتقد بـه و خواهان استراتژی انگیزشی برای استفاده از اطلاعات مبتنی بر عملکرد می باشند و معتقدند انگیزه ها و مشوق ها باید جزئی از بودجه ریزی عملیاتی باشند، به نحوی که پاداش ها و تنبیهاتی بـرای عملکرد مناسب و نامناسب در اجرای برنامه های مصوب و برای موفقیت یا عدم موفقیت در اجرای بودجه عملیاتی در نظر گرفته شود . همچنین این اعتقاد وجـود دارد کـه نظام های بودجه ریزی ورودی و فرآیند محور مشوق هایی ایجاد می کند که اغلب در مقابل رویکرد نتیجه محور قرار دارد. (ابراهیمی، اسعدی، 1387: 15)
شاید از آن چه در بالا ذکر گردید به عنوان مقدمات اجرای بودجه ریزی عملیاتی یاد کرد، اما در مراحل بعدی یعنی استقرار و اجرای این مدل، مؤلفه های اساسی و زیربنایی دیگری نیز نیاز است که در ادامه به ذکر آن ها می پردازیم:
2-14-4) برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی عبارت است از فرآیندی دارای مراحل مشخص و به هم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات.
برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرآیندی است که می‌تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیم‌گیری در شکل معمول آن نیست، بلکه از طریق فرآیند برنامه ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می‌شود. برنامه ریزی می‌تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.
بر طبق این تعریف، تصمیم‌گیری‌های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاست ها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده برنامه ریزی نیستند. برنامه ریزی متکی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازه‌گیری هستند. دیدگاه ها، عقاید، احساسات و ارزش ها به عنوان حقایقی تلقی می‌شوند که فرآیند برنامه ریزی بر اساس آن ها سازمان داده می‌شود. همانطور که اشاره شد برنامه ریزی صرفاً یک فرآیند تصمیم‌گیری نیست، بلکه فرآیندی شامل روشن ساختن و تعریف حقایق و تشخیص تفاوت بین آن هاست یا به عبارتی گونه‌ای فرآیند ارزیابی است که در پایان آن، در انتخاب حقایق ارزیابی شده تصمیم‌گیری می‌شود.
برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرآیند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یک فرآیند پیوسته است که بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می‌یابد. برنامه‌ها تهیه شده و اجرا می‌گردند.(امیدوار، 1386: 6)
ویژگی‌های برنامه ریزی
برنامه ریزی یک فرآیند ذهنی آگاهانه با خصوصیات زیر است:
1) تشخیص یک نیاز یا انعکاس یک انگیزه
2) جمع‌آوری اطلاعات
3) مرتبط ساختن اطلاعات و عقاید
4) تعریف اهداف
5) تأمین مقدمات
6) پیش‌بینی شرایط آینده
7) ساخت زنجیره‌های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات متوالی
8) رتبه‌بندی و انتخاب گزینه‌ها
9) تعریف سیاست ها
10) تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه(امیدوار،1386: 5)
هدف از برنامه ریزی می تواند موارد ذیل باشد:
افزایش احتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیت ها
افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات
متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر
مهیا ساختن ابزاری بر کنترل
دیدگاه های متداول در برنامه ریزی:
1- برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه ریزی از خارج به داخل
در برنامه‌ریزی از داخل به خارج برکارهایی تمرکز می‌شود که سازمان در حال‌حاضر انجام می‌دهد و تلاش می‌شود تا آن ها به بهترین صورت انجام پذیرد. برنامه‌ریزی به این شیوه تغییرات عمده‌ای را در سازمان ایجاد نمی‌کند، ولی‌ می‌تواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد. برنامه‌ریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت می‌پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجان کار است.
در برنامه‌ریزی از خارج به داخل ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می‌شود و
برای استفاده از فرصت ها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه‌ریزی می‌گردد. برنامه‌ریزی ازخارج به داخل هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامه‌ریزی یافتن فرصت های محیطی و استفاده بهینه ازآن هاست.
2- برنامه‌ریزی از بالا به پایین و برنامه‌ریزی از پایین به بالا
در برنامه‌ریزی از بالا به پایین ابتدا مدیر مالی هدف‌های کلان را تعیین می‌کند و این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می‌آورد تا در چهارچوب هدف های کلان برنامه خود را تدوین کنند.
در برنامه‌ریزی از پایین به بالا با تدوین برنامه‌هایی شروع می‌شود که در سطوح عملیاتی شکل می‌گیرند؛ بدون آنکه به محدودیت‌های کلی سازمان توجه شود آنگاه این برنامه‌ها از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می‌گردد.
3- برنامه ریزی بر مبنای هدف
در این نوع از برنامه‌ریزی مهمترین مسائل سازمان تعریف می‌شود و سپس با مشارکت کارکنان برای هر واحد و قسمت از یک واحد و نهایتاً برای هر فرد شاغل هدفگذاری منظمی انجام می‌گیرد. برنامه‌ریزی بر مبنای هدف برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی بکار می‌رود و بر این عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیس و مرئوس در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی، تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد و تدوین پذیرش دوطرفه اهداف، تعهد قوی تری را در کارکنان ایجاد می‌کند؛ تا این که سرپرست یک جانبه هدفگذاری کرده، آن ها را به زیر دستان تحمیل کند.
مراحل برنامه‌ریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:
تعیین رسالت و ماموریت
تعیین نتایج مورد انتظار
تعریف شاخصهای ارزیابی
تعریف هدفهای عملیاتی
تنظیم برنامه‌های عملیاتی
طراحی سیستم کنترل عملیات
4- برنامه ریزی بر مبنای استثناء
عبارت است از تعیین هدف، تخصیص منابع و تعیین شاخص های عملیاتی و واگذاری امور به ابتکار عمل مسئولان واحدها. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیش بینی شده، از حد معینی تجاوز کند در امور آن واحد دخالت خواهد کرد.
5- برنامه ریزی اضطراری
عبارت است از پیش بینی و معین ساختن عکس‌العمل‌ها و پاسخ مناسب به حوادث یا شرایط جدیدی که در اوضاع و احوال سارمان ممکن است اتفاق بیفتد.
6- برنامه ریزی اقتضایی
در برنامه‌ریزی اقتضایی «گزینه‌های گوناگون قابل اجرا» شناسایی می‌شوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینه‌ها قابل اجرا خواهند بود .
برنامه‌ریزی مبتنی بر اندیشیدن پیش از عمل است؛ ولی هر چه محیط برنامه‌ریزی نامطمئن‌تر باشد، احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازین با پیش‌بینی‌ها و حتی مقاصد اولیه، افزایش می‌یابد. در چنین محیط‌هایی بطور مستمر مسائل و رخدادهای غیر منتظره رخ می‌دهند و در نتیجه، تغییر در برنامه‌ریزی را ضروری می‌سازند. بنابراین بهتر است که همواره در موقع برنامه‌ریزی‌ها، پیش‌بینی شود که اگر کارها آنگونه که انتظار داریم پیش نرفت، چه تغییراتی در برنامه‌ها ایجاد شود یا کدام برنامه‌های جایگزین آماده شوند تا مدیر با مشکل مواجه نشود.
به عبارت دیگر هنگامی که بحرانی در نقاط پیش بینی شده بروز کند که حاکی از بی اعتباری برنامه باشد، با استفاده از برنامه ریزی اقتضایی امکان اقدام سریع فراهم می‌آید.(ماهنامه پلیس، 1386: 45)
انواع برنامه ریزی
برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم می‌شوند وبه فراخور هر وضعیت به گونه‌ای متناسب با آن شکل می‌گیرند. لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامه ریزی عنوان می‌نماییم:
برنامه‌ریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آن ها برنامه‌ریزی می‌شود. این برنامه ریزی ها را برنامه ریزی تخصصی می‌نامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان می‌گردد.
الف- برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید):
عبارتست از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیش بینی نشده جامعه.
ب- برنامه ریزی نیروی انسانی:
در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب، آموزش، ترفیع، بازنشستگی و …) تخمین زده می‌شود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار (ساختار) سازمانی آغاز می‌شود و مواردی نظیر تهیه نمودار جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت را در بر می‌گیرد.
ج- برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه : عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدف های موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن می باشد.
برنامه ریزی عملیاتی اجرایی
برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات استراتژیک طرح می‌شوند. به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به
تحولات محیط اتخاذ می‌گردند.
مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از:
الف- تدوین برنامه های کوتاه مدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)
ب- تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
ج- ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آن ها
د- تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید.
برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک در بردارنده تصمیم گیری‌هایی است که راجع به اهداف استراتژیک بلند مدت سازمان می باشند. در این نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریت ها) و هدف‌های سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری می‌نامند، تجزیه می گردد. همچنین سیاست های کلی(تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرح‌ریزی می گردد.
برنامه ریزی استراتژیک، آینده را پیش‌گویی نمی‌کند ولی یک مدیر را می تواند در موارد ذیل یاری دهد:
الف- فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی
ب- ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر
ج- اتخاذ تصمیم های صحیح در زمان مناسب
د- تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب(ماهنامه پلیس، 1386: 47)
به منظور انجام یک برنامه ریزی استراتژیک موفق، تعیین موارد زیر می بایست انجام پذیرد:
مقاصد/ مأموریت ها
اهداف
راهبردها
سیاست ها، خط مشی
رویه‌ها
روش ها
مقررات و آیین‌نامه‌ها (دستورها)
برنامه‌ها، طرح ها مشخص نمودن مقاصد/ مأموریت ها
مقاصد بیانگر فسلفه وجودی سازمان بوده که متاثر از خواست اجتماعی است. به عنوان مثال مقصد دانشگاه ها پرورش نیروی انسانی است. مأموریت ها بیانگر جهت‌دار بودن مقاصد است، برای مثال دانشگاهی پروش نیروی انسانی را در حوزه علوم انسانی و دانشگاهی در حوزه پزشکی انجام می‌دهد و یا حتی از نظر جنسیتی و مقاطع ممکن است مأموریت دانشگاه ها در پرورش نیروی انسانی متفاوت باشد.
مأموریت های یک سازمان نیازمند به ویژگی‌های خاصی به شرح ذیل است:
شرح مأموریت باید مفهوم و روشن باشد.
مأموریت ها باید روحیه تعهد و ایثار و علاقه مدیران و کارکنان را جلب کند.
در ماموریتها باید هم افزایی یا هم نیروزایی باشد یعنی نتیجه ترکیبی آن ها بیشتر از مجموع اجزای آن باشد.
در تنظیم ماموریتها از خلاقیت و نوع‌آوری کارکنان بویژه دریافتن راه حل ها استفاده شود.
اهداف دوربرد باید منشاء ضوابط و اصول کلی سازمان باشد.
2- اهداف
هر سازمانی نیاز به یک بیانیه روشن از هدف های خود دارد تا بتواند آن را مبنای همه برنامه‌ریزی‌های خود قرار دهد و میزان کارآیی تصمیمات اتخاذ شده را براساس آن اندازه‌گیری کند. انجام برنامه بدون رعایت اهداف سازمانی موجب پراکنده کاری می‌شود. بنابراین هدف عبارت است از بیان نتایج مورد انتظار، شامل کار مشخص و قابل اندازه‌گیری در یک محدوده زمانی خاص و با هزینه‌ای معین.
عواملی که در تعیین هدف باید به آن ها توجه شود عبارتند از:
الف) نتیجه مورد انتظار قابل اندازه‌گیری باشد.
ب) چگونگی انجام کار مشخص باشد.
ج) محدوده زمانی که کار باید در آن صورت بگیرد.
د) حداکثر هزینه بر حسب واحد پول یا کار و یا هر دو.
اهداف سازمانی که با توجه به رسالت دانشگاه تدوین می گردد می بایستی در قالب اهداف بلندمدت و کوتاه مدت بیان گردد.
3- راهبردها(استراتژی ها)
راهبرد، الگویی برای پاسخ سازمان به محیط اطرافش در طول زمان می‌باشد. در واقع راهبردهای یک سازمان عامل عمده‌ای جهت نیل به اهداف سازمان در شرایط عدم اطمینان و رقابت محیطی است. تعاریف زیر عمومی ‌ترین کاربردهای این واژه‌ را بیان می‌کند.
الف) طرح های مربوط به هدف های یک سازمان و تغییرات آن، منابع به کار گرفته شده برای رسیدن به این هدف ها و خط مشی‌ها مربوط به تأمین، استفاده یا عدم استفاده از این منابع.
ب) تعیین هدف های بلند مدت یک سازمان، مشخص کردن دوره‌های عملیات و تخصیص منابع لازم برای دستیابی به این هدف ها.
پس استراتژی عبارت است از ارائه تصویری از آنچه مؤسسه می‌خواهد با استفاده از نظام هدف ها و خط مشی‌های عمده به آن برسد. به این ترتیب در استراتژی ها دقیقاً مشخص نمی‌شود که

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *